勤怠管理システムの費用相場｜規模別の料金目安と選び方

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムは、従業員の出退勤時刻や休憩時間、残業時間、有給休暇の取得状況などを記録・集計するシステムです。タイムカードや紙の出勤簿、Excelでの手集計から切り替えることで、集計ミスの防止や、2019年の働き方改革関連法で義務化された労働時間の客観的な把握に対応しやすくなります。

近年はテレワークや直行直帰、シフト制など働き方が多様化しており、打刻の正確性や集計の手間が経営課題になっている中小企業も少なくありません。特に、複数の勤務パターンが混在する職場では、Excelでの手集計に月末数日を費やしているという声もよく聞かれます。ここでは、勤怠管理システムを導入する際の費用相場と、選び方のポイントを整理します。

費用相場の内訳

勤怠管理システムは、大きく分けて「クラウド型(SaaS)」「パッケージ型(オンプレミス)」「スクラッチ開発」の3つの形態があります。それぞれ費用感が大きく異なります。

クラウド型(SaaS)

もっとも導入しやすいのがクラウド型です。初期費用は無料〜数万円程度、月額料金は従業員1人あたり200円〜500円程度が目安です。多くのサービスで、打刻機能・自動集計・給与ソフト連携・シフト管理などの基本機能がパッケージ化されており、契約後すぐに使い始められる点が特徴です。従業員数によって料金が変動する従量課金制が一般的で、法改正への対応もサービス提供事業者側で随時アップデートされる点もメリットです。

パッケージ型(オンプレミス)

自社サーバーにインストールして利用する形態で、初期費用は数十万円〜100万円程度、保守費用として年額で初期費用の15〜20%程度がかかるのが一般的です。セキュリティポリシー上クラウドサービスの利用が難しい企業や、独自の就業規則に細かく対応したい企業に選ばれる傾向がありますが、近年はクラウド型への移行が進んでいます。サーバーの保守やアップデート対応を自社で担う必要がある点も考慮が必要です。

スクラッチ開発(カスタム開発)

既存のパッケージでは対応できない複雑な勤務体系(変形労働時間制、複数事業所をまたぐシフト管理など)がある場合、自社専用のシステムを開発するケースもあります。費用は要件によって幅が大きく、200万円〜1,000万円以上になることもあります。開発期間も数ヶ月〜1年程度と長くなるため、まずは既存のクラウドサービスで対応可能かどうかを検討するのが現実的です。

従業員規模別の料金目安(クラウド型の場合)

クラウド型を前提とした場合の、従業員規模別の月額料金の目安は次のとおりです(サービスやプランにより変動します)。

• 〜10名程度: 月額2,000円〜5,000円程度。無料プランを提供するサービスもあります。
• 11〜50名程度: 月額1万円〜2万5,000円程度。シフト管理や有給休暇管理などのオプション機能を追加するケースが増えてきます。
• 51〜100名程度: 月額2万5,000円〜5万円程度。複数拠点管理や勤務体系の細かな設定が必要になることが多くなります。
• 100名以上: 従業員数に応じて月額5万円以上。給与計算システムや人事システムとのAPI連携を含めた導入設計が必要になるケースが増えます。

導入時にかかる追加費用

月額利用料以外にも、次のような費用が発生することがあります。

• 打刻機器の費用: ICカードリーダーや指紋認証端末などを設置する場合、1台あたり数万円〜十数万円程度
• 初期設定・導入支援費用: 就業規則の設定代行やデータ移行を依頼する場合、数万円〜数十万円程度
• 既存システムとの連携費用: 給与計算ソフトや人事システムとAPI連携する場合、連携内容に応じて追加費用が発生することがあります
• オプション機能の追加費用: シフト作成の自動化機能、工数管理機能などを追加する場合の月額加算

見積もりを比較する際は、月額料金だけでなく、これらの初期費用・追加費用まで含めたトータルコストで比較することが重要です。

選び方のポイント

勤怠管理システムを選ぶ際は、次の観点で比較検討を進めることをおすすめします。

1. 自社の勤務体系に対応できるか: シフト制、変形労働時間制、フレックスタイム制など、自社特有の勤務ルールに柔軟に対応できるか
2. 既存システムとの連携: 給与計算ソフトや人事評価システムなど、既に使っているシステムとスムーズに連携できるか
3. 打刻方法の選択肢: PC・スマホアプリ・ICカード・生体認証など、現場に合った打刻方法が用意されているか
4. サポート体制: 導入時の設定サポートや、運用開始後の問い合わせ対応の充実度
5. 将来の拡張性: 従業員数の増加や拠点数の拡大に対応できる料金プラン・機能があるか

導入時によくある失敗パターン

料金の安さだけでサービスを選んでしまい、後から「自社のシフト形態に対応できなかった」「給与ソフトとの連携に別料金がかかることが分かった」というケースも見られます。トライアル期間中に、実際の勤務パターンをいくつか登録して、集計結果が想定通りになるか確認しておくことをおすすめします。

比較検討の一般的な流れは、次のとおりです。

特に、既存の給与計算システムとの連携可否は見落とされがちなポイントです。連携できない場合、勤怠データを手作業で給与ソフトに転記する手間が残ってしまい、導入効果が限定的になってしまいます。

まとめ

勤怠管理システムの費用は、クラウド型であれば月額数千円程度の小規模企業向けプランから、大企業向けの月額数万円のプランまで幅広く存在します。まずは自社の従業員数や勤務体系を整理したうえで、必要な機能を明確にし、複数のサービスを比較検討することが失敗しない選び方のポイントです。

自社に合ったプランの選定や、既存システムとの連携方法、あるいは市販サービスでは対応しきれない独自の勤務体系がある場合の開発費用感について迷う場合は、専門家に相談しながら要件を整理することで、無駄のない投資判断につなげることができます。

私たちdreamiでは、自社の勤務体系や既存システムとの連携要件を踏まえた無料のお見積もりを承っております。市販サービスで十分なのか、カスタム開発が必要なのか判断に迷う段階でも構いませんので、お気軽にご相談ください。