システム開発コンペの進め方｜発注前に知っておきたい準備と受注側からみた注意点
システム開発を複数社に依頼して比較する「システム開発コンペ」は、発注先選びの精度を上げられる一方、進め方を誤ると各社から的を射た提案が集まらないこともあります。この記事では、システム開発コンペと相見積もりの違い、コンペが向いているケース、RFP作成や評価基準づくりなどの準備、進め方のステップ、そして受注側から見た「良いコンペ」の特徴まで、発注担当者様が押さえておきたいポイントを解説します。
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無料で見積もりシステム開発コンペとは？相見積もりとの違い
システム開発コンペとは、複数の開発会社に同じ条件で提案を依頼し、内容や見積もりを比較したうえで発注先を決める進め方です。単に金額だけを並べる「相見積もり」と違い、提案書やプレゼンを通じて各社の理解度・提案力・実績まで比較できる点が特徴です。
その分、RFP(提案依頼書)の作成や各社への説明、提案内容の評価など、発注者側にもそれなりの準備と工数がかかる進め方でもあります。
システム開発コンペが向いているケース・向いていないケース
コンペは、要件がある程度固まっていて、かつ開発規模が大きく、発注先による品質・コストの差が経営に影響するようなプロジェクトで効果を発揮しやすい進め方です。逆に、予算規模が小さい案件や、要件がまだ固まっていない段階でコンペを開催すると、各社の提案の前提がバラバラになり、比較がかえって難しくなることがあります。
小〜中規模の開発や、要件がまだ曖昧な段階では、まず1〜2社に相談しながら要件を固め、その後に必要であれば他社と比較する、という進め方の方がスムーズなケースも少なくありません。
コンペ開催の準備で決めておくべきこと
RFP(提案依頼書)の作り方
RFPには、次のような項目を記載するのが一般的です。
- プロジェクトの目的・背景
- 対象業務の範囲
- 必須要件と希望要件(優先順位がわかる形で)
- 予算感・スケジュール
- 提出物の形式(提案書・見積書・体制図など)
- 評価基準とスケジュール(提案締切、プレゼン日程など)
要件が細かすぎても各社の提案の自由度が下がり、逆にざっくりしすぎていると提案内容の比較が難しくなるため、「叶えたいこと」と「制約条件」を分けて書くのがポイントです。
予算を開示するかどうか
予算を開示しない発注者様も少なくありませんが、非開示のままだと各社が手探りで見積もりを作ることになり、結果として提案の幅が大きくばらつきやすくなります。厳密な金額でなくても、「◯◯万円〜◯◯万円程度」といったレンジだけでも開示すると、各社がその予算内で実現できる範囲を具体的に提案しやすくなります。
招聘するベンダー数の目安
一般的には3〜5社程度が目安とされます。数を増やすほど比較の選択肢は広がりますが、各社が提案にかけられる時間や本気度は下がりやすく、発注者側の評価工数も増えます。声をかける段階で「本当に発注する可能性がある会社」に絞り込んでおくことが、双方にとって無理のない進め方です。
評価基準の決め方
価格だけで選ぶと、後から「安さだけで決めて失敗した」となりがちです。あらかじめ複数の評価軸を決めておくと判断がぶれません。よく使われる評価軸には、以下のようなものがあります。
- 提案内容が要件をどれだけ的確に捉えているか
- 類似案件の実績・体制
- 見積もり金額とその内訳の妥当性
- 開発後の保守・運用体制
- コミュニケーションのしやすさ・レスポンスの速さ
評価基準は各社に事前に伝えておくと、的を射た提案が集まりやすくなります。
システム開発コンペの進め方(ステップ)
- プロジェクトの目的・要件を整理する
- 招聘するベンダー候補をリストアップする
- RFPを作成し、各社に説明会や質疑応答の機会を設ける
- 提案書・見積もりを受け取り、評価基準に沿って比較する
- 必要に応じてプレゼン・質疑を行い、発注先を決定する
質疑応答の機会を挟むと、各社の提案の前提がそろい、比較の精度が上がります。
受注側から見た「良いコンペ」「進めにくいコンペ」の違い
日頃さまざまな開発のご相談・お見積もり依頼をいただく立場から見えてくる傾向として、要件と予算感がある程度明確なコンペは、各社が的を射た提案をしやすく、発注者様にとっても比較がしやすいものになりやすいと感じます。
一方で、要件が固まらないまま声をかけられたり、予算感が全く分からない状態で提案だけを求められたりすると、開発会社側も当たり障りのない提案しか出しづらくなり、結果として比較の材料が薄くなってしまうことがあります。また、招聘社数が多すぎる場合や、実質的に発注先がほぼ決まっている中で形だけコンペを行うケースでは、各社の提案の本気度が下がりやすい傾向も見られます。
コンペを企画される際は、「各社が本気で提案したくなる条件をどれだけ揃えられるか」を意識していただくと、比較の質も上がりやすくなると思います。
まとめ
システム開発コンペは、要件がある程度固まった中〜大規模な開発において、複数社を比較しながら発注先を選べる有効な進め方です。一方で、RFP作成や評価基準の設計など、発注者側の準備次第で集まる提案の質は大きく変わります。
「コンペを開催すべきか、まずは相談しながら要件を固めるべきか迷っている」という段階でも構いません。ドリーミでは、要件が固まっていない状態からのご相談・お見積もりにも対応しています。まずはお気軽にご相談ください。
