情報共有システムの費用相場｜ASP型・クラウド型の料金と選び方
「現場と事務所、協力会社との間で図面や写真、工程情報がバラバラに管理されている」「情報共有システム(ASP)を導入したいが、費用相場がわからず予算を組めない」——建設・工事プロジェクトや複数拠点をまたぐ業務に携わる方の中には、こうした悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
情報共有システムは、図面・写真・工程表・報告書などのプロジェクト情報を、関係者間でリアルタイムに共有するための仕組みです。国土交通省が推進する情報共有システム(ASP)の活用は公共工事でも広がっており、建設業に限らず、複数拠点や協力会社とのやり取りが多い業種でニーズが高まっています。この記事では、情報共有システムの主なタイプ別の費用相場と、費用に影響する要因、自社に合う選び方を解説します。
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無料で見積もり情報共有システムの主なタイプ
情報共有システムは、大きく分けて次の3つのタイプがあります。
汎用クラウドサービス(SaaS型)
ビジネスチャットやオンラインストレージ、汎用のプロジェクト管理ツールなど、業種を問わず利用できるクラウドサービスです。導入のハードルが低く、月額料金も比較的安価ですが、建設業特有の帳票フォーマットや承認フローには対応していないことがあります。
建設・工事業界特化型ASP
国土交通省の「工事施工中における受発注者間の情報共有システム活用ガイドライン」に対応した、施工体制台帳や工事写真、施工計画書などの帳票フォーマットをあらかじめ備えた業界特化型のサービスです。公共工事の受発注者間でのやり取りを想定した機能が充実している一方、月額料金は汎用サービスより高めに設定されていることが一般的です。
スクラッチ開発・カスタム開発
自社の商流や既存システムとの連携要件に合わせて、独自に開発する情報共有システムです。初期費用は高額になりますが、自社の業務フローに完全に合わせた仕組みを構築でき、長期的な運用コストを抑えられる可能性があります。
情報共有システムの費用相場
| タイプ | 初期費用の目安 | 月額費用の目安 | 特徴 |
|---|---|---|---|
| 汎用クラウドサービス(SaaS型) | 無料〜数万円 | 数百円〜数千円/ユーザー | 導入が容易だが業界特有機能は限定的 |
| 建設・工事業界特化型ASP | 数万円〜数十万円 | 数万円〜十数万円/現場 | 帳票フォーマットが充実、公共工事対応 |
| スクラッチ・カスタム開発 | 300万円〜1,000万円以上 | 数万円〜(保守・運用費) | 自社仕様に完全対応、長期運用向き |
料金体系は「ユーザー数課金」「現場数課金」「データ容量課金」などサービスによって異なります。特に建設・工事業界特化型ASPは、1現場あたりの月額料金で提供されることが多く、同時進行する現場数が多いほど総費用が膨らみやすい点に注意が必要です。
費用に影響する主な要因
利用ユーザー数・現場数
利用するユーザーの人数や、同時に管理する現場・プロジェクトの数が増えるほど、月額費用は比例して高くなる傾向があります。協力会社や発注者側の関係者もアカウントに含める場合は、その人数分も見積もりに含めて検討する必要があります。
保存するデータ容量・保存期間
図面や工事写真、動画など、容量の大きいファイルを大量に保存する場合、標準プランの容量では不足し、上位プランやオプション契約が必要になることがあります。法定保存期間が定められている書類がある場合は、長期保存に対応したプランかどうかも確認が必要です。
既存システムとの連携要否
会計システムや原価管理システム、CADソフトなど既存システムとのデータ連携が必要な場合、標準機能では対応できず、追加のカスタマイズ開発が必要になることがあります。連携範囲が広いほど、初期費用・開発期間ともに増加する傾向があります。
セキュリティ・アクセス権限の要件
発注者・元請け・協力会社など、関係者ごとに閲覧・編集権限を細かく分けたい場合や、特定の認証基準への対応が求められる場合は、標準プランを超えるセキュリティオプションが必要になることがあります。
情報共有システムの比較・選定の流れ
自社に合う情報共有システムを選ぶ際は、次のような流れで検討を進めると失敗しにくくなります。
いきなり全現場・全プロジェクトに導入するのではなく、まずは一つの現場やプロジェクトで試験的に運用し、実際の使い勝手や関係者からの評判を確認したうえで対象範囲を広げていくと、無理なく定着させやすくなります。
情報共有システムの費用を抑えるポイント
必要な機能を明確にしてから比較する
多機能なサービスほど月額料金は高くなる傾向があります。自社にとって本当に必要な機能(帳票の種類、承認フローの複雑さ、外部連携の要否など)を先に整理してから比較検討することで、過剰な機能への支払いを避けられます。
現場数・ユーザー数の増減に応じた柔軟なプランを選ぶ
工事案件や取扱プロジェクトの数は季節や受注状況によって変動することが多い業種です。契約期間の縛りが緩く、現場数やユーザー数を柔軟に増減できるプランを選ぶことで、閑散期の無駄な費用を抑えられます。
補助金・助成金の活用を検討する
ITツール導入にあたっては、IT導入補助金をはじめとした各種補助制度を活用できる場合があります。対象要件や申請の流れについては、IT導入補助金でシステム開発費用はいくら抑えられる?もあわせてご確認ください。
導入時の注意点
現場担当者・協力会社が使いこなせる操作性か確認する
情報共有システムは、自社だけでなく協力会社や発注者側の関係者も利用することが前提になります。導入前にデモやトライアルを通じて、ITに不慣れな担当者でも迷わず使える操作性かどうかを確認しておくことが、定着のポイントです。
既存の業務フロー・帳票との整合性を確認する
既存の紙の帳票や独自フォーマットをそのまま電子化できるとは限りません。導入前にシステムが対応する帳票フォーマットと自社の実務フローとの差分を確認し、運用ルールの見直しが必要かどうかを事前に把握しておくことが大切です。
中長期的な総費用で比較する
初期費用や月額料金の安さだけでなく、現場数・ユーザー数の増加を見込んだ数年単位の総費用で比較することが重要です。特に建設・工事業界特化型ASPは現場数課金のサービスが多いため、事業拡大のペースも踏まえて試算しておくと安心です。
自社に合う情報共有システムの費用感を知りたい方へ
情報共有システムは、汎用クラウドサービスから業界特化型ASP、スクラッチ開発まで選択肢が幅広く、自社の現場数や既存システムとの連携要件によって最適な選択肢は変わります。「自社の場合、どのタイプがどのくらいの費用感になるのか知りたい」という方は、お気軽にご相談ください。
ドリーミでは、貴社の業務内容や既存システムの状況をヒアリングしたうえで、最適な情報共有システムの選定から開発・導入まで、無料でお見積もりいたします。
